Wat is het verschil tussen het Virtueel Bestuur Pakket en het Uitgebreid Bestuur Pakket?
Virtueel Bestuur Pakket: Dit pakket is gericht op VvE’s die flexibiliteit en kostenefficiëntie zoeken. Bij het Virtueel Bestuur communiceren wij voornamelijk digitaal met de VvE-leden en de beheerder. We zijn aanwezig bij digitale vergaderingen, beheren de financiën op afstand en zorgen voor strategische besluitvorming zonder fysieke aanwezigheid.
Uitgebreid Bestuur Pakket: Voor VvE’s die persoonlijke begeleiding en meer direct contact willen, bieden wij het Uitgebreid Bestuur Pakket. Dit pakket omvat vier fysieke bezoeken per jaar, aanwezigheid bij de Algemene Ledenvergadering (ALV) en direct contact met eigenaren en de beheerder. Daarnaast bieden we persoonlijk advies en ondersteuning op locatie.
Hoeveel contactmomenten heb ik met het bestuur?
Het aantal contactmomenten hangt af van het gekozen pakket. Bij het Virtueel Bestuur Pakket vindt de communicatie vooral digitaal plaats, en we zorgen ervoor dat we altijd bereikbaar zijn via e-mail en telefoon. We zijn aanwezig bij de digitale ALV en zorgen voor regelmatige updates.
Bij het Uitgebreid Bestuur Pakket zijn er minimaal vier fysieke contactmomenten per jaar, naast de ALV, en kunnen er extra afspraken worden gemaakt indien nodig. Bij beide pakketten staan we altijd open voor aanvullende vragen of overleg.
Hoe verloopt de samenwerking tussen het bestuur en de beheerder?
Wij werken nauw samen met de externe beheerder van de VvE om ervoor te zorgen dat het dagelijkse beheer soepel verloopt. Terwijl de beheerder verantwoordelijk is voor het financiële en technische beheer (zoals onderhoud en facturering), nemen wij als bestuur de strategische beslissingen, houden we toezicht op de uitvoering van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP) en zorgen we ervoor dat belangrijke zaken worden besproken tijdens de ALV. We hebben regelmatig contact met de beheerder om ervoor te zorgen dat alle afspraken correct worden nageleefd en dat eventuele problemen snel worden opgelost.
Wat gebeurt er tijdens een ALV?
De Algemene Ledenvergadering (ALV) is het belangrijkste moment voor alle eigenaren om mee te praten over de toekomst van de VvE. Tijdens de ALV worden belangrijke onderwerpen besproken zoals het onderhoudsplan, de financiën, en andere strategische beslissingen die invloed hebben op het gebouw en de eigenaren. Als bestuur stellen we de agenda samen, zorgen we dat alle onderwerpen aan bod komen, en zijn we aanwezig tijdens de vergadering om vragen te beantwoorden en ervoor te zorgen dat de genomen beslissingen goed worden uitgevoerd.
Bij het Virtueel Bestuur Pakket zijn we aanwezig bij de digitale ALV, terwijl we bij het Uitgebreid Bestuur Pakket fysiek aanwezig zijn bij de ALV.
Kan ik het bestuur altijd bereiken voor vragen of problemen?
Ja, we vinden het belangrijk dat eigenaren gemakkelijk met ons in contact kunnen komen. Bij beide pakketten zijn we beschikbaar via e-mail en telefoon voor vragen en advies. Bij het Uitgebreid Bestuur Pakket bieden we daarnaast ook de mogelijkheid voor persoonlijke afspraken op locatie. Ons doel is om altijd snel en duidelijk te communiceren met eigenaren.
Hoe houdt het bestuur toezicht op het onderhoud van het gebouw?
Hoewel het dagelijkse onderhoud wordt uitgevoerd door de externe beheerder, houden wij als bestuur toezicht op de uitvoering van het meerjarenonderhoudsplan (MJOP). Wij bewaken de voortgang van geplande onderhoudswerkzaamheden en zorgen ervoor dat ze volgens afspraak worden uitgevoerd. We maken strategische keuzes over grote onderhoudsprojecten en houden de financiële kant van het onderhoud in de gaten, zodat er geen onverwachte kosten ontstaan.
Wat gebeurt er als er juridische conflicten ontstaan binnen de VvE?
Als er juridische conflicten ontstaan, bijvoorbeeld tussen eigenaren of met externe partijen, vertegenwoordigen wij als bestuur de VvE. We zorgen ervoor dat alle juridische stappen zorgvuldig worden genomen en dat de belangen van de VvE goed worden behartigd. Indien nodig werken we samen met juridisch adviseurs of advocaten om conflicten op te lossen.
Hoe verloopt het betalingsproces voor de VvE-bijdragen?
De inning van de VvE-bijdragen wordt uitgevoerd door de externe beheerder. Zij zorgen ervoor dat alle eigenaren hun bijdrage betalen en dat eventuele achterstanden worden aangepakt. Als bestuur houden we toezicht op het financiële beheer en zorgen we dat de begroting en jaarrekening tijdens de ALV worden besproken.
Wat als er onverwachte problemen zijn binnen de VvE?
Onverwachte problemen, zoals spoedeisend onderhoud of klachten van bewoners, worden in eerste instantie opgepakt door de externe beheerder. Zij zorgen voor de praktische afhandeling. Als bestuur worden wij op de hoogte gehouden van de voortgang en nemen we actie indien het een strategische beslissing vereist. In het geval van urgente bestuurszaken staan we uiteraard altijd klaar om snel te reageren.
Hoe wordt de kwaliteit van de dienstverlening door de beheerder bewaakt?
Het bestuur houdt toezicht op de prestaties van de beheerder door regelmatig contact te onderhouden en de voortgang van de beheertaken te controleren. Dit gebeurt onder andere via rapportages en gesprekken over lopende zaken. Als er verbeterpunten zijn, spreken we deze direct aan en zorgen we ervoor dat de dienstverlening voldoet aan de afgesproken normen.
Staat jouw vraag er niet bij?
Heb je een andere vraag of wil je meer informatie? Neem dan gerust contact met ons op! We staan klaar om je te helpen met al je vragen over het bestuur van jouw VvE.