Wat doen wij en wat doet de VvE beheerder.
Bij een Vereniging van Eigenaren (VvE) zijn zowel het bestuur als de beheerder betrokken bij het goed functioneren van de vereniging. Om verwarring te voorkomen, is het belangrijk te weten welke verantwoordelijkheden bij het bestuur liggen en welke taken worden uitgevoerd door de externe beheerder. Hieronder lichten we het verschil toe.
Onze rol als bestuurder
Als bestuurder van de VvE zijn wij verantwoordelijk voor de strategische en besluitvormende kant van de vereniging. Dit betekent dat wij toezicht houden op het functioneren van de VvE en belangrijke beslissingen nemen in overleg met de eigenaren. Onze belangrijkste taken zijn:
- Voorbereiden van de Algemene Ledenvergadering (ALV): We stellen de agenda op en zorgen dat de juiste onderwerpen worden besproken, zoals onderhoud, financiën en investeringen.
- Toezicht houden op het meerjarenonderhoudsplan (MJOP): Hoewel de beheerder het technische onderhoud uitvoert, houden wij toezicht op de uitvoering van het MJOP en nemen we beslissingen over toekomstige onderhoudsprojecten.
- Vertegenwoordiging van de VvE: Wij zijn het aanspreekpunt voor derden, zoals aannemers, juristen of overheidsinstanties, en vertegenwoordigen de VvE in juridische kwesties, indien nodig.
- Communicatie met eigenaren: Wij zorgen voor een open en duidelijke communicatie met alle eigenaren over belangrijke beslissingen, vragen en eventuele problemen binnen de VvE.
- Naleving van regels: Het bestuur ziet erop toe dat alle eigenaren zich houden aan de splitsingsakte en het huishoudelijk reglement. We grijpen in bij overtredingen om de harmonie binnen de VvE te waarborgen.
- Kortom, wij als bestuurders zijn er om de koers van de VvE te bepalen, toezicht te houden op de beheerder en te zorgen voor de uitvoering van besluiten die tijdens de ALV zijn genomen.
De rol van de externe beheerder
De externe VvE-beheerder is verantwoordelijk voor de dagelijkse operationele en administratieve taken van de VvE. Dit omvat vooral de praktische kant van het onderhoud en het beheer van de financiën. De belangrijkste beheertaken zijn:
- Financieel beheer: De beheerder verzorgt de inning van de VvE-bijdragen, betaalt rekeningen, en zorgt voor het opstellen van de jaarrekening en begroting.
- Technisch onderhoud: De beheerder is verantwoordelijk voor het coördineren van dagelijks onderhoud, het uitvoeren van reparaties en het onderhouden van contacten met aannemers en leveranciers.
- Administratief beheer: De beheerder houdt de ledenadministratie bij, archiveert belangrijke documenten, en zorgt ervoor dat alle VvE-data goed worden bijgehouden.
- Voorbereiding van de ALV: De beheerder ondersteunt het bestuur bij de praktische organisatie van de ALV, bijvoorbeeld door het versturen van uitnodigingen en het opstellen van de notulen.
- Klachtenafhandeling: De beheerder behandelt dagelijks binnenkomende klachten en verzoeken van eigenaren met betrekking tot onderhoud en andere operationele zaken.
De externe beheerder voert dus vooral de uitvoerende en administratieve taken uit die nodig zijn voor het dagelijks functioneren van de VvE. Het bestuur houdt toezicht op deze taken en neemt de strategische beslissingen.
Waarom deze scheiding belangrijk is
Door een duidelijke scheiding te maken tussen het bestuur en de beheerder, zorgen we ervoor dat er efficiënt en professioneel wordt gewerkt. Het bestuur houdt het overzicht en stuurt op lange termijn, terwijl de beheerder zich focust op de dagelijkse praktische uitvoering. Dit geeft eigenaren de zekerheid dat zowel de bestuurlijke als de operationele kant van de VvE goed geregeld is.
Met deze duidelijke rolverdeling weet je precies wat je van ons als bestuurders kunt verwachten en wat de rol van de externe beheerder is. Heb je vragen of wil je meer weten over hoe wij jouw VvE kunnen ondersteunen?
Neem dan gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.